Penyalagunaan Data

Penyalagunaan data adalah suatu tindak yang dilakukan oleh individu atau kelompok yang dimana orang atau kelompok tersebut melakukan mengubah atau menyalahgunakan data yang sudah ada menjadi berbeda atau mengada-ada.

Contoh yang dilakukan dalam tindak penyalah gunaan data seperti,tindak penyalagunaan data keuangan dalam perusahaan,misalkan sperti menambah atau mengurangi data keuangan yang telah masuk.Tindakan seperti ini tidak hanya merugikan perusahaan tersebut namun orang lain akan merasakannya juga.

Akibat yang ditimbulkan dari penyalagunaan data ada banyak diantaranya adalah berbagai tindakan criminal seperti yang dilakukan hacker-hacker untuk menjebol ATM/BANK. Selain itu penyalagunaan data juga biasanya digunakan untuk tujuan pemalsuan berbagai data seseorang/perusahaan yang jelas sangat merugukan orang lain. Tindakan ini termasuk pelanggaran hukum dan ada sanksi-sanksi yang akan diberikan bila kita melakukanny

tugas 5

1.   Sebutkan cara penyusunan warkat yang saudara ketahui !

2.  Untuk jenis warkat wesel, cek, surat pembelian disusun / ditaruh dengan cara apa ?

3.  Apa yang anda ketahui tentang RECORD RETENTION SCHEDULE ? 
4. Apa yang anda ketahui dengan TABULATING ?

jawab :

1.a.Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad.
  b.Sistem masalah merupakan suatu sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau       perihal surat.
   c.Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder
  d.Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.
   e.Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.

Penyusunan papers berdasarkan abjad ini masih dibagi lagi menjadi beberapa bagian misalnya berdasarkan :

a. Nama orang, nama pendaftar, nama mahasiswa dan sebagainya.

b. Masalah yang akan dibahas, topik yang dibicarakan.

Untuk mempermudah penempatan dan penemuan kembali papers – papers yang bersangkutan maka sebaiknya dalam tempat penyimpanan papers pada awal nama diselipkan huruf abjad yang sesuai dengan nama depan atau huruf depannya misalnya untu setiap pengatian nama atau topik ditulis kedalam lembaran yang menonjol sehingga mudah dlama mencari topik atau nama yang lainya. system penyusunan papers menurut subyek Penyusunan papers menurut subyek ini merupakan modifikasi dari penyusunan papers menurut abjad.

Penyusunan warkat terbagi menjadi 3 tahap, yaitu :

Tahap Awal

* Memilih, mengumpulkan dan menentukan topik.
* Memperdalam wawasan/intelektual berhubungan apa yang akan dikembangkan/diperluas.

Tahap Penulisan

* Dengan Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.
*  Sistem penomoran merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder.
*  Dengan mengembangkan makalah untuk dijadikan makalah.
* Dengan Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan, yaitu kapan pembelian itu dikeluarkan.
* Untuk warkat jenis wesel, cek, surat pembelian atau order bisa disusun dengan cara sistem nomor yaitu dengan melihat nomor cek, wesel atau surat pembelian yang ada, disusun dari nomor yang terkecil sampai yang terbesar atau bisa sebaliknya.
* Dengan Filling sistem suatu rangkaian kerja akan teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan.

Tahap Revisi

* Pemeriksaan terhadap isi dan penggunaan kata, kalimat, ejaan, serta tanda baca.

2. Untuk warkat jenis wesel, cek, surat pembelian atau order bisa disusun dengan cara system nomor yaitu dengan melihat nomor cek, wesel ata surat pembelian yang ada, disusun dari nomor yang terkecil sampai yang terbesar atau bisa sebaliknya. Bisa juga dengan sistem wilayah, dari dan dimana surat pembelian dikeluarkan atau bisa dengan sistem tanggal yaitu kapan wesel, cek dan surat pembelian itu di keluarkan seperti system wilayah diatas.

3. Record Retention Schedule adalah suatu kebijaksanaan yang harus dilakukan dalam rangka proses manajemen, yaitu yang berhubungan dengan penggolongan, pemilihan, distribusi, maupun disposisi dari record untuk menentukan records yang mana yang perlu tetap disimpan untuk selama-lamanya serta jenis-jenis records yang mana dan yang dalam jangka waktu berapa lama pula perlu dimusnahkan karena sudah tidak diperlukan lagi.
Penggolongan records dilakukan untuk mengatasi masalah dalam melakukan pemilihan dan menentukan kapan suatu records harus dimusnahkan atau disimpan untuk sementara ( temporary storage) atau kapan suatu records ttersebut harus dimusnahkan atau disimpan untuk selamanya (permanent storage ).

Records terbagi menjadi 4 golongan, yaitu :

* Records yang tidak penting (non essential)
* Records yang tidak dimanfaatkan
* Records yang penting
* Records yang sangat penting.

4. Tabulating yaitu memasukkan data-data yang sudah dikelompokkan ke dalam tabel-tabel yang mudah dipahami. Tabulating juga mengumpulkan data dan fakta yang sesuai dengan cakupan bidang masing-masing menjadi suatu daftar atau tabel sehingga tidak terjadi pengulangan kata atau kalimat, sehingga bisa memberikan analisa yang rasional, objektif dan menunjukkan logika hubungan antara data, fakta peristiwa dan dampaknya.

Tugas 4

1.     Jelaskan syarat komunikasi yang baik dan berhasil !

2.     Apa yang sebaiknya dilakukan untuk mengatasi penyimpangan data yang efisien dan fleksibel ?

3.     Sebutkan cara peyusunan paper/warkat yang saudara ketahui !

4.     Sebutkan Prinsif dalam dari Tata Kerja, Sistem Kerja dan Prosedur Kerja !

jawab :

   1.  •Usahakan agar kita sendiri mencapai keterangan yang lengkap
        •Usahakan agar terdapat adanya kepercayaan pada kedua belah pihak.
        • Usahakan untuk mencapai dasar pengalaman yang sama.
        • Gunakanlah kata-kata yang dikenal oleh masing-masing pihak.
        • Usahakanlah agar perhatian fihak yang menerima intruksi tetap ada.
        • Perhatikanlah hubungan-hubungan.
        • Gunakanlah contoh-contoh dan alat-alat visual.
        • Praktekanlah penangguhan reaksi.

     2. a.Adanya Sanksi 

              Karena dengan adanya sanksi dan hukumanaka orang akan takut dan jera bila melakukan tindakan penyimpangan data apalagi menyangkut data pribadi.
       b. Diadakannya Penyuluhan
            Agar orang dapat mengetahui mana data yang efisien dan fleksibel yang tidak seharusnya menimbulkan penyimpangan data.

    3.  >>Tuliskan Nama orang, nama pendaftar, nama mahasiswa dan sebagainya.
         >>Tentukan Masalah yang akan dibahas, topik yang dibicarakan.

    4.  a. Prinsip Tata kerja : melakukan cara pekerjaan dengan benar dan berhasil yang berguna untuk mencapaitingkat efisien yang amaksimal. 
        b. Prinsip Sistem Kerja : merupakan susunan antara tata kerja dengan prosedur yang menjadi satu sehingga membentuk suatu pola tertentu dalam menyelesaikan suatu pekerjaana.
       c. Prinsip Prosedur Kerja : melaksanakan tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui suatu pekerjaan baik mengenai dari mana asalnya dan mau menuju mana, kapan pekerjaan tersebut harus diselesaikan maupun alat apa yang harus digunakan agar pekerjaan tersebut dapat diselesaikan

Miss Communication

Miss communication (salah komunikasi) adalah salah satu akibat dari proses komunikasi yang tidak bisa diterima baik oleh ke dua pihak, yang menyebabkan tujuan atau misi dari komunikasi tersebut tidak tercapai.
Miss communication biasa terjadi pada komunikasi antara kedua pihak. Miss communication terjadi biasanya dikarenakan salah satu pihak tidak mengerti dengan pesan yang disampaikan oleh pihak yang lain. Mungkin bahasanya, atau ejaan kalimatnya atau mungkin juga pengetahuan kedua pihak tersebut tidak sama. Atau bisa juga karena media yang digunakan.
Contohnya, jika ada warga Negara Inggris yang berbicara menggunakan bahasa Inggris kepada warga Negara Cina yang notabennya menggunakan bahasa Mandarin, tidak akan mencapai titik temu karena kedua pihak tersebut tidak saling mengerti bahasa yang digunakan masing-masing.
Miss Communication (terjadinya kesalahan dalam salah satu proses komunikasi) akan menyebabkan tidak tercapainya tujuan atau misi yang hendak di capai. Seperti yang terjadi dalam hubungan Indonesia dengan Australia, dimana pihak Australia menganggap pernyataan Indonesia mengenai “Negara Bebas Teroris” di terjemahkan oleh Australia sebagai “Indonesia Gudang Teroris”. Hal ini menyebabkan dampak yang kurang baik dalam hubungan kedua negara tersebut. Yang bisa berakibat juga pada jumlah wisatawan yang ada di Indonesia.
Contoh lain adalah saat seorang guru atau dosen menjelaskan materi kepada siswa atau mahasiswanya, jika tidak dengan penjelasan yang detail bisa terjadi miss communication pada pelajaran tersebut, yang menyebabkan siswa atau mahasiswa tersebut tidak bisa mengerjakan soal pada saat ujian.Untuk meminimalisir miss communication kita harus bisa mengetahui dengan jelas siapa lawan bicara kita, dengan begitu kita bisa lebih mudah apa yang akan kita bicarakan.


miss communication
Komunikasi adalah suatu proses penyampaian pesan (ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain agar terjadi saling mempengaruhi diantara keduanya. Pada umumnya, komunikasi dilakukan dengan menggunakan kata-kata yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Melalui komunikasi, sikap dan perasaan seseorang atau sekelompok orang dapat dipahami oleh pihak lain.
Selain itu dalam kehidupan sehari-hari, komunikasi yang baik sangat penting untuk berinteraksi antar personal maupun antar masyarakat agar terjadi keserasian dan mencegah konflik dalam lingkungan masyarakat.Dalam hubungan bilateral antar negara diperlukan juga komunikasi yang baik agar hubungan tersebut dapat berjalan dengan baik dan lancar.
Contoh Manfaat komunikasi adalah dalam hubungan bilateral antar negara, seperti yang terjadi antara Indonesia dengan Malaysia. Dengan adanya komunikasi yang terjalin dengan baik maka timbul kerjasama dalam berbagai bidang yang mana berdampak positif bagi kedua negara tersebut.
Sebaliknya, miss communication (terjadinya kesalahan dalam salah satu proses komunikasi) akan menyebabkan tidak tercapainya tujuan atau misi yang hendak di capai. Seperti yang terjadi dalam hubungan Indonesia dengan Australia, dimana pihak Australia menganggap pernyataan Indonesia mengenai “Negara Bebas Teroris” di terjemahkan oleh Australia sebagai “Indonesia Gudang Teroris”. Hal ini menyebabkan dampak yang kurang baik dalam hubungan kedua negara tersebut.
Dari kedua contoh di atas dapat kita simpulkan bahwa komunikasi sangat penting dalam berbagai aspek kehidupan. Contoh lain dalam pendidikan seperti hubungan dosen dengan mahasiswa,dengan adanya komunikasi,maka kegiatan belajar- mengajar akan berlangsung dengan baik dan lancar.

Organisasi Informal

Organisasi

Teori organisasi adalah studi tentang bagaimana organisasi menjalankan fungsinya dan bagaimana mereka mempengaruhi dan dipengaruhi oleh orang-orang yang bekerja di dalamnya ataupun masyarakat di lingkup kerja mereka.

Teori organisasi adalah suatu konsefsi, pandangan, tinjauan, ajaran, pendapat atau pendekatan tentang pemecahan masalah organisasi agar lebih berhasil dalam mencapai sasaran yang telah ditetapkan.

Masalah adalah segala sesuatu yang segala sesuatu yang ada hubungannya dengan kepentingan organisasi yang memerlukan pemecahan dan pengambilan keputusan. Dus masalah organisasi adalah memerlukan pemecahan dan pengambilan keputusan.

Ada banyak masalah yang dihadapi organisasi (kompleks) dan memerlukan pemecahan tersendiri sehingga muncul berbagai kajian untuk lebih memahami efektivitas organisasi.

Teori organisasi Muncul pada abad 19 dilatarbelakangi oleh Revolusi Inggris dan lahirnya perusahaan raksasa di Amerika Serikat.

a) Secara sederhana, organisasi adalah suatu kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan bersama yang diinginkan dan mau terlibat dengan peraturan yang ada.

b) organisasi ialah suatu wadah atau tempat untuk melakukan kegiatan bersama, agar dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama.

c) Ciri-ciri organisasi ialah: 1) terdiri daripada dua orang atau lebih, 2) ada kerjasama, 3) ada komunikasi antar satu anggota dengan yang lain, 4) ada tujuan yang ingin dicapai.

d) James D. Mooney

Organisasi adalah sebagai bentuk setiap perserikatan orang-orang untuk mencapai suatu tujuan bersama (Organization is the form of every human association for the attainment of common purpose).

e) John D. Millet

Organisasi adalah sebagai kerangka struktur dimana pekerjaan dari beberapa orang diselenggarakan untuk mewujudkan suatu tujuan bersama (Organization is the structural framework within which the work of many individuals is carried on for the realization of common purpose).

Pengertian / Definisi Organisasi Informal

1. Organisasi Informal

Organisasi informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari. Contoh : Arisan ibu-ibu sekampung, belajar bersama anak-anak sd, kemping ke gunung pangrango rame-rame dengan teman, dan lain-lain.

Organisasi formal dan informal

Organisasi formal ialah suatu organisasi yang memiliki struktur yang jelas, pembagian tugas yang jelas, serta tujuan yang ditetapkan secara jelas.  Organisasi informal akan timbul apabila anggota organisasi formal merasa keinginannya tidak terpenuhi oleh organisasi formal.  Hubungan organisasi formal dengan organisasi informal bersifat berbanding terbalik “semakin tinggi tingkat kepuasan pegawai, maka semakin kecil kemungkinan munculnya atau terbentuknya organisasi informal.

Faedah organisasi informal terhadap organisasi informal

1)    boleh dijadikan sarana komunikasi,

2)    boleh dijadikan alat pemersatu dan menghilangkan frustasi,

3)    boleh dijadikan pendorong agar rajin bekerja.

Tugas 3

1. Sebutkan gaya kepemimpinan yang saudara ketahui !

2. Sebutkan manfaat dari organisasi informal !

3. Sebutkan beberapa jenis bagan struktur organisasi !

4. Jelaskan perbedaan dari tata kerja, sistem kerja dan prosedur kerja !

1. Ada 3 macam gaya kepemimpinan, yaitu :

1. Gaya kepemimpinan Otokratis

Sangat memaksakan kehendak kekuasaannya kepada bawahan. Gaya kepemimpinan ini memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

a. Semua penentuan kebijaksanaan dilakukan oleh pemimpin

b. Teknik-teknik dan langkah-langkah kegiatan di dikte oleh atasan setiap waktu

c. Pemimpin biasanya mendikte tugas kerja bersama setiap anggota

d. Pemimpin cenderung menjadi pribadi dalam pujian dan kecammannya terhadap kerja setiap anggota

2. Gaya Kepemimpinan Demokratis

Bersikap tengah antara memaksakakan kehendak dan memberi kelonggaran kepada bawahan. Gaya kepemimpinan ini memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

a. Semua kebijaksanaan terjadi pada kelompok diskusi dan keputusan diambil dengan dorongan dan bantuan dari pemimpin.

b. Kegiatan-kegiatan didiskusikan, langkah-langkah umum untuk tujuan kelompok dibuat, dan bila dibutuhkan petunjuk-petunjuk teknis,pemimpin mengarahkan dua atau lebih alternatif prosedure yang dapat dipilih.

c. Para anggota bebas bekerja dengan siapa saja yang mereka pilih dalam pembagian tugas ditentukan oleh kelompok.

d. Pemimpin adalah obyektif atau ”fact Minded”.

3. Gaya kepemimpinan Laissez Faire

Sikap membebaskan bawahan. Gaya kepemimpinan ini memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

a. Kadang-kadang memberi komentar spontan terhadap kegiatan anggota.

b. Sama sekali tidak ada partisipasi dari pemimpin dalam penentuan tugas

c. Bahan-bahan yang bermacam-macam disediakan oleh pemimpin yang membuat orang selalu siap bila dia akan memberikan informasi pada saat ditanya

d. Kebebasan penuh bagi keputusan kelompok atau individu dengan partisipasi minimal dari pemimpin 

2. manfaat organisasi informal adalah :
1. Sebagai pendukung tujuan organisasi
2. Sebagai alat komunikasi tambahan
3. Sebagai alat pemuas kebutuhan sosial
4. Dapat membantu manajer yang kurang mampu

3. Pembagian departemen atau unit struktur organisasi dapat dibagi menjadi 3 (tiga) macam :

• .     Departementalisasi Menurut Fungsi Pada pembagian ini orang yang memiliki fungsi yang terikat dikelompokkan menjadi satu. Umum terjadi pada organisasi kecil dengan sumber daya terbatas dengan produksi yang tidak banyak. Biasanya dibagi dalam bagian keuangan, pemasaran, umum, produksi, dan lain sebagainya. 

• Departementalisasi Menurut Produk atau Pasar Pada jenis departementalisasi ini orang-orang atau sumber daya yang ada dibagi ke dalam departementalisasi menurut fungsi, wilayah geografis, menurut jenis konsumen, dan lain sebagainya.

4.  * Tata kerja merupakan cara pekerjaan dengan benar dan berhasil guna atau bisa mencapai tingkat efisien yang maksimal.

* Sistem merupakan susunan antara tata kerja dengan prosedur yang menjadi satu sehingga membentuk suatu pola tertentu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.

* Prosedur merupakan tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui suatu pekerjaan baik mengenai dari mana asalnya dan mau menuju mana, kapan pekerjaan tersebut harus diselesaikan maupun alat apa yang harus digunakan agar pekerjaan tersebut dapat diselesaikan.

Tugas 2

1.     Jelaskan  Ruang lingkup ORMET !

2.     Mengapa uang bisa dijadikan sebagai motivasi dalam bekerja ?

3.     Apa sebeb timbulnya organisasi informal ?

4.     Apa yang dimaksud dengan ‘Jendela Johari’ ?

1.  1. RUANG LINGKUP O&M

            Kegiatan-kegiatan yang termasuk ruang lingkup atau scope dalam O&M adalah:

• Anailisis organisasi
• Komunikasi dalam organisasi
• Tata kerja, prosedur dan sistem kerja
• Pentingnya filling
• Penyimpanan data dan dokumen
• Formulir
• Pendayagunaan mesin kantor dan peralatan
• Penyusunan tata ruang dan perencanaannya
• Penulisan laporan
• Penyusunan buku pedoman kerja
• Penyusunan anggaran belanja
• Analisis kepegawaian

2. Bagaimana supaya motivasi kerja kita tetap tinggi dan

kreativitas kita tetap hidup, pada saat gaji di rasa kurang memadai, jarak

ke kantor jauh dan macet, fasilitas kurang memadai, dsb. Di sinilah kita

perlu mencari kebahagiaan yang dapat ditemukan, melalui keikhlasan diri

dalam berkarya dan berkreasi. Dengan cara itu, setiap pekerjaan dan kreasi

akan menjadi sebuah oase yang memberikan kesegaran, dan pertumbuhan bagi

setiap orang dalam karya dan usahanya. Jadi, jika kita memusatkan pikiran

pada "bagaimana mengembangkan diri dari dalam", maka kita akan terpacu dan

termotivasi untuk menghadapi tantangan yang jauh lebih besar dan bernilai

pada diri kita, karena hasil (uang) bukan lagi menjadi sebuah tujuan, namun

suatu proses  penciptaan, penguasaan, penaklukkan dari setiap tantangan,

itulah yang jauh lebih bermakna dan memberikan kepuasan dalam bekerja.

3. Beberapa penyebab munculnya organisasi informal: -pada dassarnya individu memiliki kebutuhan untuk mendapat kepuasan dalam berafiliasi dengan orang-orang lingkungannya
-jika dalam organisasi formal kebutuhan tersebut dapat di penuhi maka ia akan mencari sumber lain untuk memenuhi kebutuhannya.itulah organisasi informal.
-unculnya biasa di karnakan adanya sekelompok orang yang memiliki kebutuhan yang sama.

4. Tiap orang mempunyai 4 sisi dalam kehidupan pribadinya: sisi terbuka (diketahui diri sendiri dan orang lain), sisi buta (diketahui orang lain tapi tidak diketahui diri sendiri), perlu feedback, sisi tertutup (diketahui diri sendiri tapi tidak diketahui orang lain), sisi gelap (tidak diketahui diri sendiri dan orang lain). Karakter manusia juga ada 4: sanguin, melankolis, flekmatis, dan kolerik. Yang penting bagaimana cara mengembangkan pribadi2 semacam itu menjadi lebih baik dan sempurna. 4 kuadran itu disebut jendela. Dan penemunya adalah Joe Harry.

Kepemimpinan

Kepemimpinan adalah sikap dan perilaku untuk mempengaruhi para bawahan agar mereka mampu bekerja sama, sehingga membentuk jalinan kerja yang harmonis dengan pertimbangan aspek efisien dan efektif untuk mencapai angka produktivitas kerja sesuai dengan yang telah ditetapkan.
Kualifikasi kepemimpinan yang perlu dimiliki oleh setiap manajer adalah:
1. Watak dan kepribadian yang terpuji
2. Prakarsa yang tinggi
3. Hasrat melayani bawahan
4. Sadar dan paham kondisi lingkungan
5. Intelegensi yang tinggi
6. Berorientasi ke masa depan
7. Sikap terbuka dan lugas
8. Widiasuara yang efektif
Tipe kepemimpinan dalam organisasi, yaitu;
1. Kepemimpinan pribadi
2. Kepemimpinan non pribadi
3. Kepemimpinan otoriter
4. Kepemimpinan demokratis
5. Kepemimpinan paternalistic
6. Kepemimpinan menurut bakat
Bentuk-bentuk otoritas yang dimiliki oleh seorang manajer adalah sebagai berikut:
1. Otoritas memaksa
2. Otoritas imbalan
3. Otoritas legitimasi
4. Otoritas ahli
5. Otoritas referensi
Delegasi wewenang adalah pelimpahan atau pemberian otoritas dan tanggung jawab dari pimpinan atau kesatuan organisasi kepada seseorang atau kesatuan organisasi lain untuk melakukan aktivitas-aktivitas tertentu. Pada dasarnya, baik pemimpin yang sukses maupun yang efektif dalam kepemimpinannya perlu mendelegasikan wewenang kepada bawahannya
Determinasi yang mempengaruhi efektifitas kepemimpinan mencakup:
1. Kepribadian,pengalaman masa lampau, dan harapan pemimpin
2. Harapan dan prilaku atasan
3. Karakteristik, harapan dan perilaku bawahan
4. Persyaratan tugas
5. Kultur dan kebijakan organisasi
6. Harapan dan perilaku rekan
Teori kepemimpinan situasional adalah teori kepemimpinan yang didasarkan pada hubungan kurva linear (relationship behavior) dan kematangan (maturity).Teori ini mencoba menyiapkan manager dengan beberapa pengertian mengenai hubungan diantara gaya kepemimpinan yang efektif dan taraf kematangan para bawahan.

MENGELOLA KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

 Jumlah informasi diperusahaan besar lebih banyak daripada yang ada di perusahaan kecil. Meksi berbeda dalam volume, setiap perusahaan memperhatikan upaya penghematan biaya dengan manfaat aktivitas komunikasi semakin besar

*Mengurangi Jumlah Pesan

Membuat surat meski hanya satu helai memerlukan waktu dan sumber daya, sehingga perusahaan harus memperhatikan berapa banyak surat yang dikirim keluar

*Membuat Instruksi yang Jelas

Kesalahan komunikasi dapat dialami oleh setiap orang, meskipun demikian manajer mempunyai tanggung jawab khusus untuk menjadikan orang tahu dengan pasti yang harus dikerjakan.

*Alih Tanggung Jawab

 Melakukan tindakan lanjut dan mencari umpan balik merupakan dua faktor yang membantu kerja manajerial, bukan memaksakan kehendak kepada orang lain.

*Memberikan Pelatihan

 Sebuah perusahaan perlu memberikan semacam pelatihan kecakapan komunikasi kepada yang mewakili perusahaan.

tugas

1. Sebutkan 6 (sumber-sumber) manajemen ( The Six M’s Manajement)
2. Mengapa Market dan Methods tidak termasuk dalam sumber-sumber manajemen
3. Apa yang dimaksud dengan Efisien dan Efektif
4. Sebutkan kegiatan-kegiatan yang termasuk dalam scope O & M

Jawab  :

1.Faktor-faktor produksi (SUMBER-SUMBER) YANG DIPERLUKAN:

¨ Manusia atau Tenaga Kerja (Man/Man Power)

¨ Uang atau Biaya (Money)

¨ Bahan-bahan atau Material (Materials)

¨ Mesin dan Peralatan (Mechines & Equipment)

Sumber-sumber diatas menurut George R Terry disebut 6M (the six M’s in management) dengan menambah 2 sumber lagi:

¨Tata kerja (Methods)

      ¨ Pasar (Market)

2.Metode hanyalah cara yang dipergunakan sedangkan market adalah wahana untuk memperluas sasaran kegiatan. 

3.Definisi Efektif : suatu usaha yg telah dilaksanakan dengan tepat dalam arti target tercapai sesuai waktu yang ditetapkan tanpa mengabaikan kualitas.  

Definisi Efisien: perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh (output) dengan kegiatan yang dilakukan dalam penggunaan sumber-sumber & waktu (input).

4.-Analisis organisasi
-Komunikasi dalam organisasi
-Tata kerja, prosedur dan system kerja
-Pentingnya filling
-Penyimpanan data & dokumen
-Formulir
-Pendayagunaan mesin kantor & peralatan
-Penyusunan tata ruang & perencanaannya
-Penulisan laporan
-Penyusunan buku pedoman kerja
-Penyusunan Anggaran belanja
-Analisis kepegawaian