Tugas 4

1.     Jelaskan syarat komunikasi yang baik dan berhasil !

2.     Apa yang sebaiknya dilakukan untuk mengatasi penyimpangan data yang efisien dan fleksibel ?

3.     Sebutkan cara peyusunan paper/warkat yang saudara ketahui !

4.     Sebutkan Prinsif dalam dari Tata Kerja, Sistem Kerja dan Prosedur Kerja !

jawab :

   1.  •Usahakan agar kita sendiri mencapai keterangan yang lengkap
        •Usahakan agar terdapat adanya kepercayaan pada kedua belah pihak.
        • Usahakan untuk mencapai dasar pengalaman yang sama.
        • Gunakanlah kata-kata yang dikenal oleh masing-masing pihak.
        • Usahakanlah agar perhatian fihak yang menerima intruksi tetap ada.
        • Perhatikanlah hubungan-hubungan.
        • Gunakanlah contoh-contoh dan alat-alat visual.
        • Praktekanlah penangguhan reaksi.

     2. a.Adanya Sanksi 

              Karena dengan adanya sanksi dan hukumanaka orang akan takut dan jera bila melakukan tindakan penyimpangan data apalagi menyangkut data pribadi.
       b. Diadakannya Penyuluhan
            Agar orang dapat mengetahui mana data yang efisien dan fleksibel yang tidak seharusnya menimbulkan penyimpangan data.

    3.  >>Tuliskan Nama orang, nama pendaftar, nama mahasiswa dan sebagainya.
         >>Tentukan Masalah yang akan dibahas, topik yang dibicarakan.

    4.  a. Prinsip Tata kerja : melakukan cara pekerjaan dengan benar dan berhasil yang berguna untuk mencapaitingkat efisien yang amaksimal. 
        b. Prinsip Sistem Kerja : merupakan susunan antara tata kerja dengan prosedur yang menjadi satu sehingga membentuk suatu pola tertentu dalam menyelesaikan suatu pekerjaana.
       c. Prinsip Prosedur Kerja : melaksanakan tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui suatu pekerjaan baik mengenai dari mana asalnya dan mau menuju mana, kapan pekerjaan tersebut harus diselesaikan maupun alat apa yang harus digunakan agar pekerjaan tersebut dapat diselesaikan

Miss Communication

Miss communication (salah komunikasi) adalah salah satu akibat dari proses komunikasi yang tidak bisa diterima baik oleh ke dua pihak, yang menyebabkan tujuan atau misi dari komunikasi tersebut tidak tercapai.
Miss communication biasa terjadi pada komunikasi antara kedua pihak. Miss communication terjadi biasanya dikarenakan salah satu pihak tidak mengerti dengan pesan yang disampaikan oleh pihak yang lain. Mungkin bahasanya, atau ejaan kalimatnya atau mungkin juga pengetahuan kedua pihak tersebut tidak sama. Atau bisa juga karena media yang digunakan.
Contohnya, jika ada warga Negara Inggris yang berbicara menggunakan bahasa Inggris kepada warga Negara Cina yang notabennya menggunakan bahasa Mandarin, tidak akan mencapai titik temu karena kedua pihak tersebut tidak saling mengerti bahasa yang digunakan masing-masing.
Miss Communication (terjadinya kesalahan dalam salah satu proses komunikasi) akan menyebabkan tidak tercapainya tujuan atau misi yang hendak di capai. Seperti yang terjadi dalam hubungan Indonesia dengan Australia, dimana pihak Australia menganggap pernyataan Indonesia mengenai “Negara Bebas Teroris” di terjemahkan oleh Australia sebagai “Indonesia Gudang Teroris”. Hal ini menyebabkan dampak yang kurang baik dalam hubungan kedua negara tersebut. Yang bisa berakibat juga pada jumlah wisatawan yang ada di Indonesia.
Contoh lain adalah saat seorang guru atau dosen menjelaskan materi kepada siswa atau mahasiswanya, jika tidak dengan penjelasan yang detail bisa terjadi miss communication pada pelajaran tersebut, yang menyebabkan siswa atau mahasiswa tersebut tidak bisa mengerjakan soal pada saat ujian.Untuk meminimalisir miss communication kita harus bisa mengetahui dengan jelas siapa lawan bicara kita, dengan begitu kita bisa lebih mudah apa yang akan kita bicarakan.


miss communication
Komunikasi adalah suatu proses penyampaian pesan (ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain agar terjadi saling mempengaruhi diantara keduanya. Pada umumnya, komunikasi dilakukan dengan menggunakan kata-kata yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Melalui komunikasi, sikap dan perasaan seseorang atau sekelompok orang dapat dipahami oleh pihak lain.
Selain itu dalam kehidupan sehari-hari, komunikasi yang baik sangat penting untuk berinteraksi antar personal maupun antar masyarakat agar terjadi keserasian dan mencegah konflik dalam lingkungan masyarakat.Dalam hubungan bilateral antar negara diperlukan juga komunikasi yang baik agar hubungan tersebut dapat berjalan dengan baik dan lancar.
Contoh Manfaat komunikasi adalah dalam hubungan bilateral antar negara, seperti yang terjadi antara Indonesia dengan Malaysia. Dengan adanya komunikasi yang terjalin dengan baik maka timbul kerjasama dalam berbagai bidang yang mana berdampak positif bagi kedua negara tersebut.
Sebaliknya, miss communication (terjadinya kesalahan dalam salah satu proses komunikasi) akan menyebabkan tidak tercapainya tujuan atau misi yang hendak di capai. Seperti yang terjadi dalam hubungan Indonesia dengan Australia, dimana pihak Australia menganggap pernyataan Indonesia mengenai “Negara Bebas Teroris” di terjemahkan oleh Australia sebagai “Indonesia Gudang Teroris”. Hal ini menyebabkan dampak yang kurang baik dalam hubungan kedua negara tersebut.
Dari kedua contoh di atas dapat kita simpulkan bahwa komunikasi sangat penting dalam berbagai aspek kehidupan. Contoh lain dalam pendidikan seperti hubungan dosen dengan mahasiswa,dengan adanya komunikasi,maka kegiatan belajar- mengajar akan berlangsung dengan baik dan lancar.

Organisasi Informal

Organisasi

Teori organisasi adalah studi tentang bagaimana organisasi menjalankan fungsinya dan bagaimana mereka mempengaruhi dan dipengaruhi oleh orang-orang yang bekerja di dalamnya ataupun masyarakat di lingkup kerja mereka.

Teori organisasi adalah suatu konsefsi, pandangan, tinjauan, ajaran, pendapat atau pendekatan tentang pemecahan masalah organisasi agar lebih berhasil dalam mencapai sasaran yang telah ditetapkan.

Masalah adalah segala sesuatu yang segala sesuatu yang ada hubungannya dengan kepentingan organisasi yang memerlukan pemecahan dan pengambilan keputusan. Dus masalah organisasi adalah memerlukan pemecahan dan pengambilan keputusan.

Ada banyak masalah yang dihadapi organisasi (kompleks) dan memerlukan pemecahan tersendiri sehingga muncul berbagai kajian untuk lebih memahami efektivitas organisasi.

Teori organisasi Muncul pada abad 19 dilatarbelakangi oleh Revolusi Inggris dan lahirnya perusahaan raksasa di Amerika Serikat.

a) Secara sederhana, organisasi adalah suatu kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan bersama yang diinginkan dan mau terlibat dengan peraturan yang ada.

b) organisasi ialah suatu wadah atau tempat untuk melakukan kegiatan bersama, agar dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama.

c) Ciri-ciri organisasi ialah: 1) terdiri daripada dua orang atau lebih, 2) ada kerjasama, 3) ada komunikasi antar satu anggota dengan yang lain, 4) ada tujuan yang ingin dicapai.

d) James D. Mooney

Organisasi adalah sebagai bentuk setiap perserikatan orang-orang untuk mencapai suatu tujuan bersama (Organization is the form of every human association for the attainment of common purpose).

e) John D. Millet

Organisasi adalah sebagai kerangka struktur dimana pekerjaan dari beberapa orang diselenggarakan untuk mewujudkan suatu tujuan bersama (Organization is the structural framework within which the work of many individuals is carried on for the realization of common purpose).

Pengertian / Definisi Organisasi Informal

1. Organisasi Informal

Organisasi informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari. Contoh : Arisan ibu-ibu sekampung, belajar bersama anak-anak sd, kemping ke gunung pangrango rame-rame dengan teman, dan lain-lain.

Organisasi formal dan informal

Organisasi formal ialah suatu organisasi yang memiliki struktur yang jelas, pembagian tugas yang jelas, serta tujuan yang ditetapkan secara jelas.  Organisasi informal akan timbul apabila anggota organisasi formal merasa keinginannya tidak terpenuhi oleh organisasi formal.  Hubungan organisasi formal dengan organisasi informal bersifat berbanding terbalik “semakin tinggi tingkat kepuasan pegawai, maka semakin kecil kemungkinan munculnya atau terbentuknya organisasi informal.

Faedah organisasi informal terhadap organisasi informal

1)    boleh dijadikan sarana komunikasi,

2)    boleh dijadikan alat pemersatu dan menghilangkan frustasi,

3)    boleh dijadikan pendorong agar rajin bekerja.

Tugas 3

1. Sebutkan gaya kepemimpinan yang saudara ketahui !

2. Sebutkan manfaat dari organisasi informal !

3. Sebutkan beberapa jenis bagan struktur organisasi !

4. Jelaskan perbedaan dari tata kerja, sistem kerja dan prosedur kerja !

1. Ada 3 macam gaya kepemimpinan, yaitu :

1. Gaya kepemimpinan Otokratis

Sangat memaksakan kehendak kekuasaannya kepada bawahan. Gaya kepemimpinan ini memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

a. Semua penentuan kebijaksanaan dilakukan oleh pemimpin

b. Teknik-teknik dan langkah-langkah kegiatan di dikte oleh atasan setiap waktu

c. Pemimpin biasanya mendikte tugas kerja bersama setiap anggota

d. Pemimpin cenderung menjadi pribadi dalam pujian dan kecammannya terhadap kerja setiap anggota

2. Gaya Kepemimpinan Demokratis

Bersikap tengah antara memaksakakan kehendak dan memberi kelonggaran kepada bawahan. Gaya kepemimpinan ini memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

a. Semua kebijaksanaan terjadi pada kelompok diskusi dan keputusan diambil dengan dorongan dan bantuan dari pemimpin.

b. Kegiatan-kegiatan didiskusikan, langkah-langkah umum untuk tujuan kelompok dibuat, dan bila dibutuhkan petunjuk-petunjuk teknis,pemimpin mengarahkan dua atau lebih alternatif prosedure yang dapat dipilih.

c. Para anggota bebas bekerja dengan siapa saja yang mereka pilih dalam pembagian tugas ditentukan oleh kelompok.

d. Pemimpin adalah obyektif atau ”fact Minded”.

3. Gaya kepemimpinan Laissez Faire

Sikap membebaskan bawahan. Gaya kepemimpinan ini memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

a. Kadang-kadang memberi komentar spontan terhadap kegiatan anggota.

b. Sama sekali tidak ada partisipasi dari pemimpin dalam penentuan tugas

c. Bahan-bahan yang bermacam-macam disediakan oleh pemimpin yang membuat orang selalu siap bila dia akan memberikan informasi pada saat ditanya

d. Kebebasan penuh bagi keputusan kelompok atau individu dengan partisipasi minimal dari pemimpin 

2. manfaat organisasi informal adalah :
1. Sebagai pendukung tujuan organisasi
2. Sebagai alat komunikasi tambahan
3. Sebagai alat pemuas kebutuhan sosial
4. Dapat membantu manajer yang kurang mampu

3. Pembagian departemen atau unit struktur organisasi dapat dibagi menjadi 3 (tiga) macam :

• .     Departementalisasi Menurut Fungsi Pada pembagian ini orang yang memiliki fungsi yang terikat dikelompokkan menjadi satu. Umum terjadi pada organisasi kecil dengan sumber daya terbatas dengan produksi yang tidak banyak. Biasanya dibagi dalam bagian keuangan, pemasaran, umum, produksi, dan lain sebagainya. 

• Departementalisasi Menurut Produk atau Pasar Pada jenis departementalisasi ini orang-orang atau sumber daya yang ada dibagi ke dalam departementalisasi menurut fungsi, wilayah geografis, menurut jenis konsumen, dan lain sebagainya.

4.  * Tata kerja merupakan cara pekerjaan dengan benar dan berhasil guna atau bisa mencapai tingkat efisien yang maksimal.

* Sistem merupakan susunan antara tata kerja dengan prosedur yang menjadi satu sehingga membentuk suatu pola tertentu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.

* Prosedur merupakan tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui suatu pekerjaan baik mengenai dari mana asalnya dan mau menuju mana, kapan pekerjaan tersebut harus diselesaikan maupun alat apa yang harus digunakan agar pekerjaan tersebut dapat diselesaikan.

Tugas 2

1.     Jelaskan  Ruang lingkup ORMET !

2.     Mengapa uang bisa dijadikan sebagai motivasi dalam bekerja ?

3.     Apa sebeb timbulnya organisasi informal ?

4.     Apa yang dimaksud dengan ‘Jendela Johari’ ?

1.  1. RUANG LINGKUP O&M

            Kegiatan-kegiatan yang termasuk ruang lingkup atau scope dalam O&M adalah:

• Anailisis organisasi
• Komunikasi dalam organisasi
• Tata kerja, prosedur dan sistem kerja
• Pentingnya filling
• Penyimpanan data dan dokumen
• Formulir
• Pendayagunaan mesin kantor dan peralatan
• Penyusunan tata ruang dan perencanaannya
• Penulisan laporan
• Penyusunan buku pedoman kerja
• Penyusunan anggaran belanja
• Analisis kepegawaian

2. Bagaimana supaya motivasi kerja kita tetap tinggi dan

kreativitas kita tetap hidup, pada saat gaji di rasa kurang memadai, jarak

ke kantor jauh dan macet, fasilitas kurang memadai, dsb. Di sinilah kita

perlu mencari kebahagiaan yang dapat ditemukan, melalui keikhlasan diri

dalam berkarya dan berkreasi. Dengan cara itu, setiap pekerjaan dan kreasi

akan menjadi sebuah oase yang memberikan kesegaran, dan pertumbuhan bagi

setiap orang dalam karya dan usahanya. Jadi, jika kita memusatkan pikiran

pada "bagaimana mengembangkan diri dari dalam", maka kita akan terpacu dan

termotivasi untuk menghadapi tantangan yang jauh lebih besar dan bernilai

pada diri kita, karena hasil (uang) bukan lagi menjadi sebuah tujuan, namun

suatu proses  penciptaan, penguasaan, penaklukkan dari setiap tantangan,

itulah yang jauh lebih bermakna dan memberikan kepuasan dalam bekerja.

3. Beberapa penyebab munculnya organisasi informal: -pada dassarnya individu memiliki kebutuhan untuk mendapat kepuasan dalam berafiliasi dengan orang-orang lingkungannya
-jika dalam organisasi formal kebutuhan tersebut dapat di penuhi maka ia akan mencari sumber lain untuk memenuhi kebutuhannya.itulah organisasi informal.
-unculnya biasa di karnakan adanya sekelompok orang yang memiliki kebutuhan yang sama.

4. Tiap orang mempunyai 4 sisi dalam kehidupan pribadinya: sisi terbuka (diketahui diri sendiri dan orang lain), sisi buta (diketahui orang lain tapi tidak diketahui diri sendiri), perlu feedback, sisi tertutup (diketahui diri sendiri tapi tidak diketahui orang lain), sisi gelap (tidak diketahui diri sendiri dan orang lain). Karakter manusia juga ada 4: sanguin, melankolis, flekmatis, dan kolerik. Yang penting bagaimana cara mengembangkan pribadi2 semacam itu menjadi lebih baik dan sempurna. 4 kuadran itu disebut jendela. Dan penemunya adalah Joe Harry.

Kepemimpinan

Kepemimpinan adalah sikap dan perilaku untuk mempengaruhi para bawahan agar mereka mampu bekerja sama, sehingga membentuk jalinan kerja yang harmonis dengan pertimbangan aspek efisien dan efektif untuk mencapai angka produktivitas kerja sesuai dengan yang telah ditetapkan.
Kualifikasi kepemimpinan yang perlu dimiliki oleh setiap manajer adalah:
1. Watak dan kepribadian yang terpuji
2. Prakarsa yang tinggi
3. Hasrat melayani bawahan
4. Sadar dan paham kondisi lingkungan
5. Intelegensi yang tinggi
6. Berorientasi ke masa depan
7. Sikap terbuka dan lugas
8. Widiasuara yang efektif
Tipe kepemimpinan dalam organisasi, yaitu;
1. Kepemimpinan pribadi
2. Kepemimpinan non pribadi
3. Kepemimpinan otoriter
4. Kepemimpinan demokratis
5. Kepemimpinan paternalistic
6. Kepemimpinan menurut bakat
Bentuk-bentuk otoritas yang dimiliki oleh seorang manajer adalah sebagai berikut:
1. Otoritas memaksa
2. Otoritas imbalan
3. Otoritas legitimasi
4. Otoritas ahli
5. Otoritas referensi
Delegasi wewenang adalah pelimpahan atau pemberian otoritas dan tanggung jawab dari pimpinan atau kesatuan organisasi kepada seseorang atau kesatuan organisasi lain untuk melakukan aktivitas-aktivitas tertentu. Pada dasarnya, baik pemimpin yang sukses maupun yang efektif dalam kepemimpinannya perlu mendelegasikan wewenang kepada bawahannya
Determinasi yang mempengaruhi efektifitas kepemimpinan mencakup:
1. Kepribadian,pengalaman masa lampau, dan harapan pemimpin
2. Harapan dan prilaku atasan
3. Karakteristik, harapan dan perilaku bawahan
4. Persyaratan tugas
5. Kultur dan kebijakan organisasi
6. Harapan dan perilaku rekan
Teori kepemimpinan situasional adalah teori kepemimpinan yang didasarkan pada hubungan kurva linear (relationship behavior) dan kematangan (maturity).Teori ini mencoba menyiapkan manager dengan beberapa pengertian mengenai hubungan diantara gaya kepemimpinan yang efektif dan taraf kematangan para bawahan.